森友学園問題の決裁文書騒動からすぐに得られる教訓

行政文書は管理番号を振って、独立組織が保存しよう。

朝日新聞が森友学園問題の決裁文書が書き換えられた可能性があると報じて国会が空転している^*1。別の決済文書と誤認しているのではないかと言う指摘もある^*2ので最終的にどうなるかは分からないが、財務省の歯切れの悪さは文書管理技術として問題だ。

今回新たに問題になる話でもない。「行政文書の管理に関するガイドライン」と言うものがあって、あくまで一例だが「所在管理のための識別番号の付与」や「作成・取得から一定期間が経過した行政文書ファイル等については、原則として事務室から書庫に移動するようにすべき」と言うような話が書いてある。財務省が管理している書庫に置いておくと疑われるので、アーカイブ専門組織がある方がなお良い^*3。

文書なので作成途中の版もあるだろうし、事件に応じて色々と出てくる事は今後も予想される。こういう仕組みがあれば管理番号から正本との突合せがすぐにできるし、全文検索ができれば一部フレーズから洗い出す事も可能だ。

何をどこまでアーカイブするかと言う問題は出てくるが、何かの承認タイミングにおける文書の正本はどれだ騒動は無くなる。

追記(2018/03/09 12:17):朝日新聞が入手したコピーでは「決裁文書の起案日、決裁完了日、決裁印、番号はコピーと同じ」（HUFFPOST）だそうで、やはり番号はついているらしい。すると、番号から原本を参照するのは容易なので、原本が書きえられる可能性がなければ、即、決着となる。

*1森友要望の記述なくなる　答弁に沿う内容に　文書問題：朝日新聞デジタル

森友学園 問題の決裁文書とは（時系列で） | NHKニュース

*2朝日新聞さん、まさか文書を取り違えてはないとは思いますが。。。｜参議院議員 和田政宗オフィシャルブログ

*3各省庁が文書をデジタル化して、独立機関がナンバリングと電子署名を行なうのも一つの手段である。